Sorgen Sie für einen angemessenen Besprechungsrahmen
Achten Sie darauf, dass der Sitzungsraum eine angenehme Zusammenarbeit ermöglicht. Seien Sie selbst als erster da und begrüßen Sie die Teilnehmer persönlich. Damit setzten Sie ein Signal, wie wichtig Ihnen die Besprechung ist. Machen Sie sich klar: Was für Sie selbst Kleinigkeiten sind, kann für die Teilnehmer große Bedeutung haben.

1. Bestimmen Sie Ziel- u. Zeitrahmen der Tagesordnungspunkte
   Machen Sie transparent, wie eingehend und in welchem Zeitrahmen die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) behandelt werden sollen. Über welche Punkte wird lediglich informiert? Zu welchem Punkt soll eine Diskussion stattfinden? Worüber muss eine Entscheidung gefällt werden?
2. Setzen Sie einen Themenspeicher ein
   Halten Sie Thema, Zeit, Ziel und Ansprechpartner für einzelne TOPs und Themen in einer Tabelle fest, die Sie im Sitzungsraum aufhängen. Dieser Themenspeicher hilft Ihnen, während der Sitzung den roten Faden zu behalten: Werden Beiträge beigesteuert, die von der gegenwärtigen Diskussion wegführen, schreiben Sie diese einfach in den Speicher und greifen Sie diese später auf.
3. Verschaffen Sie der Gruppe Klarheit über den Handlungsspielraum
   Machen Sie sich und den Mitarbeitern klar, wo Sie als Gruppe Handlungsmöglichkeiten haben, und wo bereits Entscheidungen und Rahmenvorgaben existieren, die Sie einfach akzeptieren müssen.
4. Erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog
   Halten Sie gemeinsam und für alle gut sichtbar fest, von wem bis wann und auf welche Weise getroffene Entscheidungen umgesetzt werden. Vereinbaren Sie auch einen Kontrolltermin. Tipp: höchstens fünf Maßnahmen pro Besprechung.
5. Holen Sie Feedback ein
   Führen Sie eine anonyme Punktebewertung ein, bei der die Teilnehmer angeben, wie effektiv die Besprechungszeit genutzt wurde. Sprechen Sie auch informell mit Mitarbeitern über die Qualität der Besprechung und fragen Sie nach Möglichkeiten, es besser zu machen.