auto-tipp: Erforderliche Angaben in "ordnungsgemäßem" Fahrtenbuch

Erforderliche Angaben in "ordnungsgemäßem" Fahrtenbuch

Wird ein betrieblicher PKW auch privat genutzt, so handelt es sich steuerrechtlich um einen geldwerten Vorteil, dessen Höhe nach der 1%-Regelung zu bewerten ist, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch nachgewiesen wird.

An ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung hohe Ansprüche. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüft sein müssen. Dazu gehört auch, dass das - zeitnah und in geschlossener Form zu führende - Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.

Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Die erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Anmerkung: Das "Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen" sieht für Unternehmer, die ihren Firmen-Pkw zwischen 10 und 50 % betrieblich nutzen, vor, die Privatnutzung mit dem Teilwert - in Form einer Kostenschätzung - steuerlich anzusetzen oder nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Die 1%-Regelung ist in diesen Fällen nicht mehr anwendbar. Das "ordnungsgemäße" Fahrtenbuch wird in diesen Fällen demnach noch mehr an Bedeutung gewinnen und sollte auch entsprechend geführt werden.

Elektronische Rechnungen
Durch den Einsatz der EDV kann eine Rechnung auch auf elektronischem Wege an den Empfänger übermittelt werden. Hier gilt es jedoch zwingend auf bestimmte Kriterien zu achten, wenn diese Rechnungen zum Vorsteuerabzug zugelassen werden sollen. So muss der Empfänger der Rechnung einer elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger muss jedoch Einvernehmen über diesen Zustellungsweg herrschen. Bei elektronischen Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

Mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Bei Rechnungen, die per Telefax oder eMail übermittelt werden, handelt es sich um "elektronisch übermittelte Rechnungen". Hierfür gelten folgende Sonderregelungen:

Standard-Telefax: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzuges ist, dass der Aussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Empfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.
Computer-Telefax: Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen, wie z. B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax, Übertragung von Computer-Telefax an Standard-Telefax und Übertragung von Computer-Telefax an Computer-Telefax sowie bei Übermittlung der Rechnung per eMail ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.

Anmerkung: In der Praxis sind elektronische Rechnungen äußerst selten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Es empfiehlt sich daher für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs das Aufbewahren der Papierrechnung.

Bundesfinanzhof: Fahrtenbuch trotz kleinerer Mängel gültig

Wer bei privater Nutzung eines Geschäftswagens die sich finanziell kaum noch lohnende Ein-Prozent-Regelung umgehen will, muss ein Fahrtenbuch führen, um Privat- und Dienstfahrten säuberlich trennen zu können. Der Bundesfinanzhof hat jetzt festgestellt, dass es auf jeden Fall einen gewissen Spielraum bei der Genauigkeit gibt, da der Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuches“ gesetzlich nicht näher bestimmt ist.

Konkret hatte ein Sachbearbeiter des Finanzamtes bei einem Autofahrer moniert, dass in den Jahren 2000, 2002 und 2004 jeweils eine Fahrt tatsächlich durchgeführt, jedoch nicht aufgezeichnet worden war. Für sie lag eine Tankrechnung vor, aber in zwei Fällen gab es keine genaue Übereinstimmung zwischen den gemachten Kilometerangaben im Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen. Die Folge: Nichtanerkennung des Fahrtenbuches und Besteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung.

Der Autofahrer klagte mit Erfolg gegen das Finanzamt. Das Finanzgericht sah es als unverhältnismäßig an, bei der einen nicht aufgezeichneten Fahrt wegen dieses einen Mangels die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches für das gesamte Jahr zu versagen, Es stellte außerdem klar, dass die Angaben über Kilometerstände in Werkstattrechnungen erfahrungsgemäß häufig ungenau und deshalb Abweichungen zwischen Rechnungen und Fahrtenbuch an sich keinen Beweis für Falscheintragungen seien. Darüber hinaus sei der Steuerpflichtige bei seinen Fahrten nicht verpflichtet, die laut Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen bzw. bei Abweichung einen besonderen Aufzeichnungsaufwand zu betreiben.

Den Einspruch des Finanzamts wies der Bundesfinanzhof ab. Er führte in seiner Entscheidung unter anderem aus, dass die Fahrtenbuch-Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit böten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit überprüfbar sein müssten. Ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen könne, würden auch kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuches führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel seien. Maßgeblich sei, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des privat zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich sei. Und dies, so die BFH-Richter, sei im zu beurteilenden Fall ganz offensichtlich gegeben (BFH München, Az. VI R 38/06).

^Quelle:^{www.auto-reporter.net}